Handreiking monitoring en contractuele borging MVI. Advies voor overheden om het monitoren en contractueel borgen van MVI beter te organiseren

Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) is voor veel aanbestedende diensten een belangrijk onderwerp. Hoe organiseer je MVI-monitoring in je organisatie? Hoe borg je MVI in contracten met je leveranciers? Deze twee vragen staan centraal in deze handreiking die CE Delft en Copper8 hebben opgesteld in opdracht van het Ministerie van IenW.

In vier korte filmpjes lichten CE Delft en Copper8 de kernonderwerpen toe:
Deel 1: Introductie en strategisch niveau
Deel 2: Organisatorisch niveau
Deel 3: Project niveau
Deel 4: Keuze van productgroepen

Lessen die in de handreiking zijn verwerkt:

• MVI is een organisatie brede opgave
• MVI is een ontwikkeltraject dat om continue verbetering vraagt
• Focus en een integrale aanpak zijn nodig voor MVI-successen

Om MVI goed te kunnen implementeren is het nodig om op alle niveaus in de organisatie stappen te zetten: op strategisch niveau, organisatieniveau en projectniveau. De handreiking bevat tips, kennis en voorbeelden voor elk niveau.

1. Strategisch niveau (bestuurlijke laag)

• Bepaal de gewenste situatie voor de lange termijn, in termen van maatschappelijke effecten.
• Stel de rollen en verantwoordelijkheden vast:
  • Wie is waarvoor verantwoordelijk? Wie heeft welk mandaat?
  • Hoeveel tijd, budget en capaciteit is beschikbaar voor de implementatie van MVI?

2. Organisatieniveau (MVI-team + opdrachtgevende laag)

• Vertaal de strategische kaders naar operationele doelen, processen en procedures.
• Organiseer MVI-monitoring en contractuele borging in de gehele organisatie:
  • stel medewerkers op projectniveau in staat om MVI goed te kunnen toepassen.
  • controleer of MVI daadwerkelijk wordt toegepast.
  • verzamel data uit de projecten en rapporteer dit naar het bestuur.

3. Projectniveau (projectteam + uitvoerende laag)

• Stel met het projectteam de specifieke doelen vast
• Implementeer MVI in het inkoopproces:
  • heb contact met de markt over de ambities, doelen en mogelijkheden.
  • borg dat de relevante MVI-aspecten goed in de aanbesteding zijn verwerkt en worden gerealiseerd bij levering.
  • leg de verzamelde data voor MVI-monitoring uit het project vast en rapporteert dit naar het organisatieniveau.